Ritchie Dagonia, 22 ans, assistant de gestion en Martinique. Cette page détaille, domaine par domaine, ce que je sais faire et surtout comment je le fais au quotidien dans une petite entreprise : comptabilité courante, facturation et recouvrement, administratif RH, bureautique et relationnel.
La comptabilité courante, c'est le socle de mon poste. Je ne remplace pas l'expert-comptable : je prépare le terrain pour qu'il puisse travailler vite et bien.
J'enregistre les factures d'achat et de vente, les notes de frais et les mouvements bancaires dans le logiciel comptable, en respectant le plan de comptes défini avec le cabinet. Je saisis au fil de l'eau plutôt qu'en fin de mois, ce qui évite les oublis et les pics de charge.
Chaque semaine, je compare le relevé de banque avec les écritures pour identifier les écarts. Un prélèvement non saisi, des frais bancaires, un virement client sans référence : je les traite immédiatement et je note ce qui reste à éclaircir avec la direction.
Avant chaque échéance, je classe et numérote les pièces de la période, je vérifie que chaque écriture a son justificatif et je prépare une liste des points en suspens. Le cabinet reçoit un dossier propre, ce qui limite les allers-retours et les questions de dernière minute.
Je tiens un calendrier des échéances fiscales, sociales et contractuelles, et j'alerte la direction suffisamment tôt pour que rien ne soit déposé ou payé en retard. Je prépare aussi les éléments chiffrés dont le cabinet a besoin pour les déclarations périodiques.
Facturer juste et se faire payer à temps, c'est ce qui fait vivre une petite entreprise. C'est la partie de mon travail que je surveille de plus près.
J'établis les factures à partir des devis acceptés et des bons de livraison. Je contrôle les quantités, les prix, les remises et les mentions obligatoires avant l'envoi, et je numérote sans rupture de séquence.
Je pointe chaque encaissement dans mon échéancier et je rapproche les paiements des factures correspondantes. Je sais repérer un règlement partiel, un doublon ou un virement mal libellé, et je le signale sans attendre.
Je relance de façon graduée : un rappel cordial quelques jours après l'échéance, puis un courrier plus formel, en gardant toujours une trace écrite. Mon objectif est d'être payé sans abîmer la relation commerciale, car en Martinique, on recroise vite ses clients.
Quand une facture est contestée, j'analyse le dossier, je propose un avoir ou une correction si c'est justifié, et je documente la décision prise avec la direction. Une réponse rapide et claire désamorce la plupart des tensions.
Dans une petite structure, il n'y a pas de service dédié au personnel. Je m'occupe donc de l'administratif RH courant, avec la discrétion que cela demande.
Je prépare les contrats à partir des modèles validés, je rassemble les pièces nécessaires à l'embauche et je transmets les déclarations dans les délais. Je m'assure que le dossier du salarié est complet dès son premier jour.
Je collecte les notes de frais, je vérifie les justificatifs et le respect des règles internes, puis je les enregistre pour remboursement. Je sais expliquer avec tact pourquoi une dépense ne peut pas être prise en charge.
Je tiens le planning des absences et des congés à jour, je centralise les justificatifs et je prépare les éléments variables à transmettre pour la paie. Chacun sait où en sont ses compteurs, ce qui évite bien des malentendus.
Je rédige les attestations courantes et les courriers liés à la vie du contrat, dans un vocabulaire précis et avec une mise en page soignée. Ces documents engagent l'entreprise, je les relis toujours deux fois.
Mes outils sont simples, mais je les utilise à fond. Un bon tableau vaut souvent mieux qu'une longue explication.
C'est mon outil de tous les jours. Je construis des tableaux de bord de trésorerie, de chiffre d'affaires facturé et de retards de paiement, avec des formules de recherche, des tableaux croisés dynamiques et des mises en forme conditionnelles qui font ressortir ce qui demande une action.
Je soigne aussi la lisibilité : un tableau que la direction comprend en trente secondes est un tableau utile.
Je rédige les courriers, les comptes rendus et les modèles de documents de l'entreprise, avec une mise en page sobre et cohérente. Je prépare également des présentations synthétiques pour les points réguliers avec la direction.
J'utilise au quotidien un logiciel de facturation et de comptabilité pour émettre les factures, enregistrer les écritures et éditer les états. Je m'adapte rapidement à un nouvel outil, car je comprends la logique de gestion qui est derrière.
Je tiens une boîte mail organisée par dossiers, je nomme les fichiers de façon cohérente et je gère un classement papier et numérique qui permet à n'importe qui de retrouver un document sans me le demander.
Un assistant de gestion est en contact avec tout le monde : clients, fournisseurs, banque, cabinet comptable, collègues et direction. La qualité de ces échanges compte autant que la justesse des chiffres.
Je réponds au téléphone avec courtoisie, j'identifie rapidement le besoin de mon interlocuteur, je l'oriente vers la bonne personne ou je prends un message précis. Un appel bien traité, c'est déjà une bonne image de l'entreprise.
Je suis souvent le premier contact pour une question de facture, de livraison ou de paiement. Je réponds clairement, je tiens mes engagements et je préviens en cas de retard plutôt que de laisser l'autre attendre.
Je fais remonter les points importants sans attendre, je propose des solutions plutôt que des problèmes et je sais garder pour moi ce qui doit le rester. Dans une petite équipe, la confiance se construit sur ces détails.
Salaires, contrats, chiffres de trésorerie : je manipule des données sensibles chaque jour et je les traite avec la réserve qu'elles exigent. Cela va de soi pour moi, et c'est ce qui permet à chacun de me confier ses dossiers.
Je continue d'apprendre, en particulier sur Excel et sur les règles de gestion qui évoluent régulièrement. Ce que je ne sais pas encore, je le demande, je le note et je le retiens. C'est ainsi que je me sens chaque mois un peu plus à l'aise dans mon poste d'assistant de gestion en Martinique.
Pour découvrir mon quotidien, ma manière de travailler et ce que j'aime dans ce métier.
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