Facturation clients
J'établis les factures à partir des devis validés et des bons de livraison, je vérifie les montants, les mentions obligatoires et les conditions de paiement, puis je les envoie et les enregistre.
Mon métier au quotidien
Ritchie Dagonia, assistant de gestion : derrière ce titre, il y a une réalité assez simple. Je suis la personne qui fait en sorte que les factures partent à temps, que les règlements soient encaissés et suivis, que les pièces comptables soient prêtes pour l'expert-comptable et que les dossiers du personnel soient à jour. Dans une PME, l'assistant de gestion est le point de passage de presque tout ce qui est administratif : ce qui entre, ce qui sort, ce qui doit être classé, relancé ou transmis.
Mes journées commencent souvent par la boîte mail et le courrier. Je trie ce qui relève de la facturation, des fournisseurs, de la banque ou du personnel, puis j'organise ma matinée autour des priorités du moment : une échéance de règlement, une relance à envoyer, une commande à confirmer. L'après-midi est plutôt consacré à la saisie comptable courante, aux rapprochements bancaires et à la mise à jour de mes tableaux de bord. Entre les deux, le téléphone sonne, un collègue passe avec une note de frais, un fournisseur demande où en est son paiement. C'est ce mélange qui fait le métier.
Ce que je fais concrètement
Voici les missions qui reviennent chaque semaine, parfois chaque jour. Elles sont détaillées, domaine par domaine, sur ma fiche de compétences.
Suivi des règlements et relances
Je pointe chaque encaissement, je tiens l'échéancier à jour et je relance les clients en retard, d'abord par un rappel cordial, puis de façon plus formelle si nécessaire.
Rapprochements bancaires
Chaque semaine, je compare les relevés de banque avec les écritures comptables pour repérer les écarts, les frais oubliés ou les paiements non identifiés.
Saisie comptable courante
J'enregistre les factures d'achat et de vente, les notes de frais et les opérations bancaires, en respectant le plan de comptes utilisé par le cabinet.
Pièces pour l'expert-comptable
Je rassemble, classe et numérote les pièces de la période, je récupère les justificatifs manquants et je réponds aux questions du cabinet.
Administratif RH de base
Je prépare les contrats à partir des modèles validés, je collecte les notes de frais, je suis les absences et les congés, et je tiens les dossiers du personnel à jour.
Suivi fournisseurs et commandes
Je passe les commandes courantes, je contrôle les livraisons et les factures fournisseurs, et je veille aux dates de paiement pour garder de bonnes relations.
Tableaux de bord Excel
Je tiens des tableaux de suivi de trésorerie, de chiffre d'affaires facturé et de retards de paiement, que je présente régulièrement à la direction.
Courriers et accueil téléphonique
Je rédige les courriers administratifs, je réponds au téléphone, j'oriente les appels et je prends les messages avec précision.
Classement et archivage
Je classe les documents papier et numériques selon un plan simple et lisible, et je gère l'archivage des exercices clos.
Ma manière de travailler
Quatre qualités me semblent indispensables dans ce métier, et j'essaie de les cultiver chaque jour.
Rigueur
En gestion, une erreur de montant ou une facture oubliée se paie plus tard, parfois cher. Je vérifie deux fois plutôt qu'une, je garde une trace de ce que je fais et je n'envoie rien que je n'ai pas relu.
Organisation
Je fonctionne avec une liste de tâches tenue à jour, un calendrier des échéances et des dossiers nommés de façon cohérente. Quand on me demande un document, je veux pouvoir le retrouver en quelques secondes.
Discrétion
Je manipule des salaires, des contrats, des chiffres de trésorerie. Ce qui passe entre mes mains reste entre mes mains, et je ne commente jamais un dossier en dehors des personnes concernées.
Sens du service
Un assistant de gestion travaille pour les autres : les clients qui attendent une facture claire, les fournisseurs qui veulent être payés à temps, les collègues qui ont besoin d'une attestation. J'essaie d'être fiable et agréable, même quand la journée est chargée.
Mes outils
Excel est mon outil principal. Je l'utilise chaque jour pour les échéanciers, les tableaux de bord, les suivis de trésorerie et les contrôles avant transmission au cabinet. Formules de recherche, tableaux croisés dynamiques, mises en forme conditionnelles : rien d'extraordinaire, mais bien maîtrisé, cela fait gagner un temps précieux et évite beaucoup d'erreurs.
À côté, j'utilise la suite bureautique classique pour les courriers, les comptes rendus et les présentations, ainsi qu'un logiciel de facturation et de comptabilité pour émettre les factures, enregistrer les écritures et sortir les états dont le cabinet a besoin. Je m'adapte vite à un nouvel outil : ce qui compte, c'est la logique de gestion qui est derrière, pas l'écran.
Ce que j'aime dans ce métier
J'aime le sentiment d'un dossier bien tenu. Une facture émise, réglée, pointée et classée, c'est une boucle fermée proprement. J'aime aussi la variété : dans la même journée, je peux passer d'un rapprochement bancaire à un appel client, puis à la préparation d'un contrat. On ne s'ennuie pas.
Et puis il y a le côté concret. Les chiffres que je suis racontent la vie de l'entreprise : les bons mois, les périodes plus calmes, les clients fidèles, les fournisseurs sur lesquels on peut compter. Voir un tableau de bord que j'ai construit servir à prendre une décision, c'est très satisfaisant. Je ne suis pas au premier plan, mais je sais que mon travail rend celui des autres plus simple.
Travailler dans une petite structure en Martinique
En Martinique, la plupart des entreprises sont de petites structures, et la mienne ne fait pas exception. Cela veut dire de la proximité : je reconnais les clients à leur voix au téléphone, je discute directement avec la direction, et les décisions se prennent vite. Cela veut dire aussi de la polyvalence. Je ne suis pas seulement « le comptable » ou « la personne de l'administratif » : je suis un peu tout cela à la fois, et je dois savoir passer de l'un à l'autre sans perdre le fil.
Le rythme a ses particularités : des délais d'acheminement à anticiper pour certaines commandes, des relations fournisseurs qui reposent beaucoup sur la confiance, une culture du contact direct où un coup de fil vaut souvent mieux qu'un mail. J'apprécie cette façon de travailler, à taille humaine, où l'on voit concrètement à quoi sert chaque tâche.
Pour aller plus loin
Je détaille mes compétences, domaine par domaine, avec des exemples concrets de ce que je fais au quotidien.
Consulter ma fiche de compétencesLe week-end, je troque les tableaux de bord contre le fouet et la balance : mon carnet de pâtisserie.